Was ist ein Archiv

Was ist ein Archiv?

Organisationen produzieren jeden Tag viel Information und dokumentieren dies in Emails, Dokumenten, Datenbanken, Webseiten etc.

Wie findet man ein Projekt, das vor 7 Jahren abgeschlossen wurde? Wo sind die Pläne meines Vorgängers? Wer kennt den Vertrag aus 1973? Wie wurden unsere Spitzenprodukte in den 1930ern bzw. 1960ern beworben?

Die Kunst des Archivs ist es, die richtige Information für die berechtigten Personen zur Verfügung zu halten. Das Archiv dient als Service-Stelle für die unternehmensinterne Information. Es unterstützt eine Organisation unter anderem in den Bereichen Compliance, Rechtssicherheit, Marketing und PR.

Fallbeispiele zu Archiven

Archivalien im RegalDas Archiv ist daher Teil der organisatorischen Strategie eines Unternehmens. Ein Archivworkflow sorgt für die ordnungsgemässe Archivierung. Regale (für Papier) oder Festplattensysteme (für Daten) sorgen für eine verlässliche Speicherung. Datenbank- und Suchsystemen erleichtern das Wiederfinden der relevanten Information.

Ein Archiv ist zentraler Teil im Informationsmanagement und wirkt in die Bereiche:

  • Organisation: Teil des Informationsmanagement, Dokumentenmanagement bzw. Records Management,
  • Compliance, Controlling oder Rechtssicherheit: Wahrung der Aufbewahrungs- und Löschungsverpflichtungen, Finden der relevanten Information in angemessener Frist,
  • Kommunikation oder Pressestelle: Vermittlung der gelebten Werte und der Geschichte als mehrwerts- und identitätsstiftende Aufgaben,
  • IT-Abteilung: Langzeitarchivierung, Finden über die limitierten Möglichkeiten eines Volltextindex hinaus,
  • Knowledge Management: Als zentrale Informationsressource die Steuerung von Informationsströmen übernehmen.